Brown Paper sessie: De zeven meest gemaakte fouten

En de makkelijkste manier om het wel goed te doen!

De Brown Paper Sessie is een veelgebruikte techniek. Binnen methodes als Lean Six Sigma, Agile werken, scrummen en soortgelijke aanpakken is de Brown Paper een veelgebruikt middel. Je kent het wel, zo’n strook papier dat je bij de Xenos ook gebruikt om je kitscherige servies veilig in te pakken met een hele zwik gekleurde post-its erop geplakt. Helaas zien wij bij Buro BRAND met onze ervaring als Visueel Consultants dat er tijdens zo’n sessie nogal eens wat mis gaat. 

Om te voorkomen dat jij in die valkuilen trapt, hebben we hieronder de zeven meest gemaakte fouten tijdens een Brown Paper Sessie op een rij gezet. En omdat wij houden van denken in oplossingen, hebben we er meteen bijgezet hoe je ze zelf kunt voorkomen.

1. De brown paper is niet inspirerend

Je hebt je rol brown paper besteld. Het is je zelfs gelukt om een recht stuk af te knippen en om dit goed aan de muur te hangen. Tijdens de sessie heb je keurig in een aantal kolommen de struikelpunten, verbeterpunten en quick wins van het proces in kaart gebracht. Eindresultaat: een bruin vel waar de gekleurde post-its zo netjes op gecategoriseerd zijn dat het eigenlijk niets anders is dan een slechte excel-tabel in real life. Informatief? Zou kunnen. Inspirerend? Verre van!

Oplossing: Het doel van een Brown Paper Sessie creatieve out-of-the box-oplossingen vinden. Dat stimuleer je niet met een strak kader. Neem in plaats daarvan de tijd om na te denken over een sprekende metafoor om het proces in kaart te brengen. Is het als een rivier? Of meer als een berg die we moeten beklimmen? Gebruik witte verfstift (prachtig contrast op dat bruine papier) om je rivier te tekenen. Categoriseer de processtappen in lijn met het metafoor (een haven, een eilandje). Gebruik post-its in vormen die aansluiten bij je metafoor (bootjes, anyone?). Dan gaat het leven voor je publiek. Op die manier wordt het sprekend en inspireert je brown paper. Zo blijven de beslissingen beter hangen.

2. Je sessie is niet interactief

We snappen het: je wilt graag het proces begeleiden en zorgen dat alles op de juiste manier op de brown paper terecht komt. Bovendien heb je de afgelopen week non-stop geoefend op het perfect afpellen van post-its zodat ze niet opkrullen na het plakken (van rechts naar links, in plaats van onder naar boven). Helaas gebeurt het daardoor wel eens dat een groep medewerkers zit te toe te kijken hoe iemand talloze post-its op een vel bruin papier staat te plakken. Als dat is wat je inspireert kun je ook een keer op een woensdagmiddag langs de plaatselijke handvaardigheidsles voor zesjarigen lopen, nog een stuk leuker ook. 

Gevolg: Hans pakt halverwege z’n laptop erbij en gaat verder aan dat rapport dat hij ook nog moet opleveren deze week, Evelien pakt haar telefoon en begint mails te beantwoorden en Jaco staart met een wezenloze blik in zijn ogen uit het raam (hoewel je Jaco er wel vaker op betrapt dit te doen, dus misschien is dit niet helemaal aan jouw sessie te wijten). 

Oplossing: Betrek al je publiek! Waarschijnlijk heb je je brown paper sessie georganiseerd met een groep waarvan je input wilt. Teamleden die je vertellen hoe een specifiek proces loopt, het MT om de focus scherp te krijgen. Vraag die mensen dan ook om mee te doen. Laat ze staan, lopen, zelf hun post-its plakken, de post-its van anderen clusteren, in sub-groepen reflecteren en voortbouwen op elkaars ideeën. Op die manier wordt je sessie een inspirerend startpunt van waaruit je verder kunt gaan.

“Niets geeft mensen zo erg het idee dat ze serieus genomen worden, als wanneer je ze post-its laat plakken”
-Peter Ostit, manager

3. Je zet een Brown Paper sessie in op het verkeerde moment.

Als je eigenlijk al weet wat je wil gaan doen, maar alleen nog ‘voor de vorm’ en ‘ophaalsessie’ organiseert, val je geheid door de mand. Teamleden hebben haarfijn in de gaten dat dit eigenlijk geen sessie is waar jij nieuwe ideeën wil horen, maar dat je gewoon jouw eigen voorstel er doorheen wil drukken. 

Ook is het belangrijk niet voor ieder wissewasje een inspirerende Brown Paper Sessie te organiseren. Je vraagt een aanzienlijke tijds- en aandachtsinvestering van mensen, ga daar dan ook respectvol mee om.

Oplossing: Plan je sessie nauwkeurig in. Doe het op een moment dat je in staat bent met oprechte, nieuwsgierige, open blik kunt luisteren. Dus niet 24uur voor livegang van een cruciaal project.

4. Niemand doet er wat mee.

Achter Peter van H.R. hangt al drie jaar een van kleur verschoten Brown Paper. Af en toe dwarrelt er een post-it naar beneden als iemand in grote haast voorbij loopt. Soms hangt iemand hem terug (op de juiste plek?), soms niet. Soms vraagt een collega er voorzichtig naar. Voornaamste doel is nu om nieuwe medewerkers te enthousiasmeren tijdens de onboarding. “Wij zijn hier ontzettend, creatief”. Niemand weet meer precies waar deze sessie toen over ging. “Maar het ziet er wel ontzettend leuk uit allemaal”.

Oplossing: Zie je sessie niet als eindstation, maar als een begin. Reserveer ruimte op de Brown Paper (met een wit vel, dat trekt lekker de aandacht) waar de vervolgacties op terecht komen. Is dat tegen het eind van de sessie nog leeg, dan weet je dat je daar nog even de aandacht op moet richten. Als je de Brown Paper op de afdeling wil hangen, richt het dan in als ‘voortgangsbord’, zorg dat je er met z’n allen iedere week omheen staat om (denk aan valkuil 2) er interactief post-its op te verplaatsen en bij te schrijven. Zo houdt je het levend.

5. Je collega’s vinden zo’n brown paper maar niks.

Je teamleden hebben hun eigen gewoontes en routines. Ze zitten graag achter hun bureau (of erger nog, thuis) in hun eigen bubble. Te werken volgens hun eigen routine. En dan kom jij met een of ander vaag creatief plan om een stuk bruin papier aan de muur te hangen met een of ander metafoor er op (nr 1). En tot overmaat van ramp moeten ze daar ook nog bij gaan staan, post-its plakken en, God verhoede, meedenken! Nee bedankt, dat creatieve gedoe hoort niet thuis op de werkvloer.

Oplossing: Zorg voor een duidelijk plan (met gebruik van de oplossingen in dit artikel) en communiceer duidelijk over de opbrengsten van de brown paper sessie. Laat ze vooraf zien hoeveel werk ze zullen besparen door op deze manier samen te werken. Na de eerste succesvolle sessie willen ze niet anders meer. Misschien wil je zelf ook nog wat meer leren, hoe begeleid je zo’n brown paper sessie nou goed? Check dan onze training … 

6. Je baas vindt het maar niks.

Jij bent enthousiast. Misschien zijn zelfs je collega’s enthousiast. Maar dan is daar je baas. Die ziet he-le-maal niet in waarom dit vage creatieve geplak en gestift ook maar enigszins nuttig kan zijn. Het is vooral iets dat hem weer een halve dag resources kost van zijn dure personeel. Zouden die niet gewoon, ehm ik weet niet, moeten WERKEN?!

Oplossing: Volg de tips in dit artikel en je baas zal direct zien dat het resultaat heeft. Wat hem nog niet lukt tijdens een heidag, krijg jij binnen twee uur met een brown paper sessie voor mekaar. Voor je het weet nodigt hij je uit om er een te organiseren met hem en de toplaag van het bedrijf.

7. Je bent zelf onzeker over het organiseren van een brown paper sessie.

Ja, je wil graag verandering. En ja je wil graag sneller betere resultaten. Je weet dat het kan. En je weet dat die weg niet loopt via vuistdikke rapporten en eindeloze e-maildraadjes. Je weet gewoon dat een Brown Paper Sessie je onwijs zal helpen. En toch sta je met het zweet in je handen te trillen achter je kleurrijke post-its. Het liefst zou je jezelf in die grote rol brown paper rollen en er nooit meer uit komen.

Oplossing: Laten we wel wezen, veranderen is moeilijk. Iets nieuws doen is soms doodeng en gaat zeker niet vanzelf. Zorg er daarom voor dat je goed onderlegd bent. Bereid je voor op de mogelijke valkuilen (zie deze tips). Om zeker te weten dat je de kneepjes van het Visueel Faciliteren onder de knie hebt, kun je een training of trainingspad volgen waarin je alles leert over de het succesvol organiseren van een Brown Paper Sessie en nog veel meer. Begin vervolgens klein en bouw zo je zelfverzekerdheid op tot een steeds hoger niveau.

Tot slot

Dat waren de zeven valkuilen van Brown Paper Sessie die vaak voorkomen en we hopen dat onze tips je helpen. Misschien herkende je er een paar? Waarschijnlijk deed je een heleboel vanzelf al goed. Heb je nog een andere valkuil waar je zelf wel eens in bent getrapt? Dat mag je ons natuurlijk laten weten. Mailen of bellen mag altijd!

Wil je zelf meer leren over het organiseren van een Brown Paper Sessie? We verzorgen diverse trainingen over Visueel Faciliteren voor groepen, waarin je zelf leert hoe je effectieve sessies organiseert.

Heb je een belangrijke sessie waar je een professionele facilitator wilt? Dan kun je ons inhuren voor het begeleiden of faciliteren van je Brown Paper Sessie. Neem hiervoor contact met ons op, dan bespreken we alle details en maken we er samen een mooie sessie van.

Bij Buro BRAND hebben we meer dan 15 jaar ervaring bij het begeleiden en uitdenken van creatieve sessies voor talloze verschillende klanten. We helpen je graag!