Dagboek van een Visual Reporter
Leestijd 5 minuten
Door Hugo Seriese |
12 oktober 2019
Lief Dagboek,
Vandaag was het weer tijd voor het wekelijkse overleg met het team. Na vorige week hoopte ik dat we dit keer wel goed voorbereid en geïnformeerd de vergadering in konden, maar helaas.
Het viel me weer op dat natuurlijk praktisch niemand het rapport en de notulen had gelezen. Oftewel, Paulien en ik waren het eerste halfuur alleen maar bezig met uitleggen wat überhaupt in het rapport stond. Maar ja, we waren er niet op voorbereid het hele rapport te moeten presenteren dus Paulien had moeite met het kort samen vatten en mensen leken haar niet echt te kunnen volgen. Jochem was onnodige vragen aan het stellen (waar hij het antwoord op zou weten als ‘ie het rapport had doorgelezen), Philippe was tegelijk op de zaken vooruit aan het lopen en probeerde een lijstje met actiepunten erdoor te drukken, Paulien was aan het stressen omdat dit niet in de agenda stond, en de rest zat een beetje voor zich uit te staren tijdens het warrige verhaal.
En ergens snap ik het wel, ik maak de notulen steeds, maar ja, ik kan ook niet zeggen dat het heel erg aanlokkelijk is om 12 pagina’s tekst te moeten teruglezen elke keer. Ik vind het ook wel lastig om te herinneren waar het over ging, en dat terwijl ik de vergadering heb genotuleerd!!
Nou, ik kijk nu al uit naar de volgende meeting…
28 oktober
Oke, ik heb afgelopen dinsdag toch een geweldige vergadering meegemaakt! Ik krijg alweer energie als ik eraan denk! Paulien had me gevraagd bij een vergadering aanwezig te zijn van een partner, en bij deze vergadering was een ‘grafisch notulist’ aanwezig, die zichzelf ook presenteerde als ‘Visual Thinker’. Ik moet zeggen, ik ging ervanuit dat deze persoon ongeveer hetzelfde zou doen als wat ik normaal bij vergaderingen doe, maar jeetje, dit was echt veel beter! En niet om nou te zeggen dat ik m’n werk niet goed deed, maar ik had nooit gedacht dat je notuleren kon combineren met tekenen en dat het zo goed zou werken!
De notulist deed alle notulen tekenend!
Ik merkte dat iedereen gefascineerd meekeek naar de tekeningen die hij tekende bij de presentatie, iedereen was volledig gefocust en zat helemaal in de stof. Achteraf kregen we de visuele notulen opgestuurd en iedereen was zo onder de indruk! Het was zo makkelijk om erdoorheen te lezen en meteen te zien waar het over ging. Ik had wel eens gehoord van ‘Visual Thinking’ maar ik had er nooit bij stilgestaan dat dat voor mijn werk ook zo interessant kon zijn.
12 november
Ik heb besloten dat ik me ook nodig moet verdiepen in Visual Thinking. Ik kwam uit bij een lijst met interessante en speelse boeken en maakte me bekend met een aantal iconen en visuele technieken om tekst meer structuur te geven door middel van tekenen. Ik besloot het gewoon te doen: afgelopen vergadering heb ik rustig thuis een visuele vertaling gemaakt van de notulen. Ik vond het een beetje spannend wat ze zouden gaan zeggen tijdens de vergadering, maar de respons was bizar goed! Bijna iedereen had de notulen vooraf door kunnen lezen, want blijkbaar voelde de hoeveelheid informatie nu veel toegankelijker en leesbaarder. Wat me meteen opviel was dat er weinig tot geen tijd nodig was voor Paulien om een recap te geven van de vorige meeting, want het was helder voor iedereen! Alleen Philippe had het nog niet kunnen doorlezen vanwege tijdsgebrek, maar met behulp van de visualisaties, kon Paulien snel een opsomming geven van de belangrijkste conclusies. Wat een verademing, en wat een verschil! Het was heerlijk om te zien hoe een paar toevoegingen van visuals de effectiviteit en energie van de vergadering al zo’n boost konden geven! Voor de verandering was Jochem een keer niet aan het klagen over onduidelijkheden tijdens de vergadering en dacht actief mee met de groep.
Ik probeerde tijdens de vergadering al vast een beetje schetsend de notulen vast te leggen, aan het einde waren er ook mensen geïnteresseerd en vroegen of ze de volgende rapporten ook visueel zouden kunnen krijgen. Pfoe! Ik vind het maar een spannend idee. Ik weet niet of we de andere teams daarin mee zouden kunnen krijgen.
11 januari
Hee dagboek, weet je nog dat ik een tijd geleden vertelde over mijn eerste voorzichtige poging van ‘Visual Thinking’? Nou, je zult het niet geloven, ik was vooral bezig met mijn eigen notulen visueel op te maken, soms ook alvast tijdens de vergaderingen. En blijkbaar heeft Philippe er zo enthousiast over lopen praten tijdens een andere (blijkbaar nogal stroeve) vergadering, dat ze me er plots bij hebben gevraagd om de notulen visueel te maken. En plots werd er ook gevraagd of de rapporten die we uitwisselen tussen de teams ook visueel kunnen doen, en of het mogelijk is om de presentatie die hieruit moet komen visueel op te maken, om naar de klant te kunnen delen!
Ik was zo overwelmed maar oh zo klaar hiervoor! Ik heb me meteen verder verdiept in de boeken, heb een aantal trainingen gevolgd, en ik begin steeds meer vertrouwen te krijgen in mezelf en mijn tekenvaardigheden.
Ik ben begonnen om anderen binnen het bedrijf te helpen met hun visuele notulen, en hen aan het leren hoe ze dat zelf kunnen doen. Er ontstaat langzaam een transitie binnen het bedrijf, we zaten eerst in een grijze stoffige kantoorkamer die nu langzaam aan het veranderen is in een inspirerend broeinest vol met posters, notities en kaartjes aan de muren met onze eigen tekeningen. Werken is ineens zoveel meer inspirerend, zoveel leuker, en ineens zoveel makkelijker. En dat is nou: Visual Thinking!
Liefs,
Een visual reporter
Ben jij ook een Visual Reporter?
Herken je jezelf in dit dagboek?
Wil je graag visuele notulen maken van een gesprek of vergadering?
Wil je visuals gebruiken om op een andere manier te communiceren en tot de kern van het verhaal te komen?
Daar kunnen wij je bij helpen, met het speciale Visual Reporter trainingspad.
