Virtueel werken bij Buro BRAND (+ een gratis template!)

| | BRAND Business


Nu (bijna) iedereen thuiswerkt slaat de chaos op hol en zit je opeens de hele dag te videobellen aan de keukentafel. Hoe zorg je ervoor dat iedereen de virtuele tools goed gebruiken en dat men het over twee weken nog net zo leuk en nuttig vinden? Bedenk je eigen regels, stel richtlijnen op en verzin toffe rituelen.

Wat wijzelf doen of vinden dat er nodig is:

  • Remote working tools
    • Duidelijk wat je wanneer waar zegt en doet en hoe je met de remote working tools om gaat.
  • Keep virtual meetings in check
    • Focus en tijd (onder andere door werk/privé balans) is schaars. Help je collega’s door na te denken voordat je een virtuele meeting plant.
  • Connection building plan
    • Voor je het weet ben je alleen maar werkgerelateerd bezig. Je mist de koffieapparaat chats, de lunchtafel gezelligheid. Dus een plan om verbonden te blijven en stoom te kunnen afblazen is essentieel.


Remote working tools

Wij gebruikten al onze mail (goh, verassend!) voor zaken die ‘gedocumenteerd’ moeten worden of waar we een uitgebreider antwoord op willen hebben en Slack voor de meeste – snelle/informele – interne communicatie.

Daar is niks aan veranderd! Het interne verkeer is alleen flink toegenomen, ook via deze programma’s, dus reeds geldende afspraken en eventuele nieuwe afspraken zijn nog belangrijker in deze tijd.

Daarnaast hebben we bij Buro BRAND opeens allerlei virtuele meetings? En moeten we videobellen? Dit hebben we hierover afgesproken:

Klik voor een vergroting.


Keep virtual meetings in check

Wildgroei aan virtuele meetings en gewoon maar wat inplannen en dan zien waar het schip strand werkt niet. Er zijn collega’s met kinderen of allerlei andere uitdagingen tijdens het thuiswerken waardoor tijd en focus schaars is en het geduld een stuk lager is.

Als het doel niet duidelijk is of het onuitgesproken is wie de leiding neemt in een meeting, wordt het rommelig en verliezen deelnemers betrokkenheid. Om dit te voorkomen hebben wij een template gemaakt om onze virtuele meetings voor te bereiden. (Werkt ook goed in combinatie met onze eerdere template voor ‘gewone’ vergaderingen. Deze vind je hier.)

Klik voor een vergroting (en om de template te downloaden).


Connection building plan

Zoals al eerder gezegd zijn er collega’s met kinderen of andere uitdagingen tijdens het thuiswerken. Daarnaast is er een heel stuk fysiek contact weggevallen. Niet alleen met collega’s, maar ook met allerlei andere mensen. Dit kan gevolgen hebben voor de mentale gezondheid van jou en van je collega’s.

Vergeet niet dat er meer dingen gaande zijn dan je door je beeldscherm, via de webcam, kan zien.

Daarom vind ik dat je als bedrijf, afdeling, team of werknemer een connection building plan zou moeten hebben. Het ene team vult dit in met virtuele dansfeestjes (goed om over je schroom heen te komen), het andere met virtuele vrijdagmiddagborrels, foto’s van dingen die je buiten het thuiswerken meemaakt of maandagochtendmeetings waar iemand een object uit zijn of haar huis presenteert.

Een virtueel dansfeestje. Durf jij het aan?

Virtuele meetings starten met even een duim omhoog of omlaag op de vraag hoe het gaat/hoe iedereen erin staat doet al wonderen.

Wat je ook verzint, zorg dat je iedereen betrokken houdt en zie de nieuwe (thuiswerk)situatie als een extreme oefening in empathie. Wees flexibel met flexibel werken en onvoorziene omstandigheden, hou elkaar op de hoogte, bedenk goed wie je op wat voor manier het beste op de hoogte kan houden of dingen kan vragen en wees niet bang om je kwetsbaar op te stellen.


The end

Geïnspireerd geraakt? Bel of mail naar 070 204 4049 of info@burobrand.nl

Klik HIER als je gratis en voor niks wilt brainstormen in BRANDs virtuele koffie quantine. 
Wel graag met etherdiscipline (bring your own snacks)!

Een vraag voor Georgette?

Wil je weten wat visueel werken voor jou als manager of voor je team kan betekenen? Bel of mail ons!

Mail Georgette